Dokumendihaldusest

Dokumendihaldus on dokumendi kontrollitud haldamine läbi terve selle elukäigu

Selleks, et tagada vajalike protsesside ja otsuste piisav dokumenteeritus ning korrektne dokumendihaldus, kehtestab asutus oma asjaajamiskorra. Selles määratakse dokumendi elukäigu iga etapi jaoks vastutus ja kontrolli teostamise viis (nt. ettekirjutused dokumentide vormistamiseks, dokumentide registreerimise kord, dokumendi arhiveerimise kord, jne.).

Asjaajamiskorra kõrval on teiseks oluliseks dokumendihalduse ohjevahendiks asutuse tegevuste ja funktsioonide liigitusel põhinev dokumentide loetelu, kus näidatakse ära dokumendisarjade säilitustähtajad ning tihti ka juurdepääsu piirangud teatud liiki dokumentidele.

Dokument on informatsiooni haldamise viis ja vahend 

Asutusele vajaliku informatsiooni haldamiseks kasutatakse erinevaid süsteeme. Tegevuste dokumenteerimine tuleneb asutuse vajadusest paremini korraldada omaenda tööd, tagada õigusi ja fikseerida kohustusi, järgida seaduseid ja ettekirjutusi, olla kliendisõbralik ja usaldusväärne. Korras dokumendid muudavad asutuse töö usaldusväärseks ja läbipaistvaks, dokumendid on asutuse mälu.

Dokumendid fikseerivad tehtud otsused ja aitavad kujundada uusi otsuseid ning algatada uusi tegevusi. Seetõttu on dokumendid asutuse jaoks väärtuslik ressurss ja nii nagu igat teist ressurssi, tuleb ka dokumente korralikult hallata. Mitmed info haldamise süsteemid põhinevad dokumentidel ja dokumentidesse kätketud infol.

Digitaaldokumendid on samuti dokumendid

Dokumendihalduse üldpõhimõtted kehtivad nii paberipõhises kui elektroonilises asjaajamises. Samas on digitaalsetel dokumentidel oma paberil eeskujudega võrreldes mitmeid eeliseid (aga ka miinuseid): digitaalne info on rohkem liikuvam (dünaamiline), seda on lihtne luua (ja see on vähem fikseeritud); seda on lihtsam vahetada (aga ka kustutada); digitaalsed dokumendid on sõltuvad tehnoloogiast, mis vananeb kiiresti.

Elektroonilise dokumendihalduse eelduseks on korras asjaajamine

Kuna dokumendihalduse printsiibid jäävad üleminekul digitaaldokumentidele samaks, ei saa digitaalse dokumendihalduse juurutamine õnnestuda enne, kui asutuse asjaajamine tervikuna on korrastatud, piisavalt reguleeritud ja vastab ettevõtte vajadustele.

Asjaajamise normeerimine algab õigusaktidest

Väljakujunenud asjaajamise traditsioon ja tava muudetakse tavaliselt teatud perioodilisusega õigusaktidena normiks, mida seejärel kõik järgima peavad. Dokumendihaldust reguleerivad avaliku teabe seadus, haldusmenetluse seadus, asjaajamiskorra ühtsed alused, arhiivieeskiri, arhiiviseadus jm.

Standarditesse on kätketud parem praktika

Asjaajamist ja dokumentide haldamist kaudselt või otsesemalt puudutavad eristandardid on näiteks arhiivipüsivate materjalide kohta, dokumentide hävitusmeetodite kohta, erinevad terminoloogia standardid, metaandmete süsteemid, jne.

Dokumendihalduse valdkonna põhistandardisse: ISO 15489 "Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus" on kokku võetud ja üldistatud paljude riikide asjaajamise parem praktika.

ISO 15489 koosneb kahest osast: standardi üldosa - Osa 1: Üldnõuded ja selle juurde kuuluv tehniline aruanne - Osa 2:  "Juhised". Standard esitab tervikliku vaate ettevõtte asjaajamisele, annab suunised kohustuste kindlaksmääramiseks dokumentide ja dokumendihalduse kordade, protseduuride, süsteemide ja protsesside kohta. Standardi mõlemad osad on avaldatud eesti keeles.

Standardis on eraldi rõhutatud, et esitatud haldamise printsiibid kehtivad sõltumata dokumentide vormingust või kandjast - nii paberil kui digitaalsete dokumentide puhul ning mistahes organisatsiooni tüübi puhul - nii avaliku kui eraõigusliku organisatsiooni jaoks.

Mis on dokument?

Legaaldefinitsioon
"Dokument on mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks."
(Arhiiviseadus § 4).

Erinevaid definitsioone
Dokument on vana ja paljukasutatud termin. Eri aegadel on kasutatud eri sõnu. Näiteks on eesti keeles lähedased terminid: akt, ürik, arhivaal, paber. Ladina keeles: documentum, instrumentum, diploma, charta, litera. Sarnane on olukord teistes keeltes.

Sageli kasutatakse kindla dokumendi piiritlemiseks liitsõnalisi termineid nagu väärtpaber, haldusdokument, juhiluba, pearaamat.

ISO 15489 "Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus" defineerib dokumenti kahe ingliskeelse termini abil: document ja record, mida on seni eesti keelde tõlgitud ühe ja sama sõnaga - dokument.

- dokument (document, noun): jäädvustatud informatsoon või objekt, mida saab käsitleda tervikuna

- dokumendid (records): organisatsiooni või üksikisiku poolt seadusest tulenevate ülesannete täitmise või äritegevuse käigus loodud, saadud ning tõestuseks ja teadmiseks alal hoitud informatsioon.

Üleminek elektroonilisele dokumendihaldusele asutustes - muudatused asjaajamises

Üleminek elektroonilisele dokumendihaldusele tähendab enamasti nii organisatsiooni kui ka töökorralduse muutmist. Eesmärk on muuta olemasolev süsteem efektiivsemaks ning paremini korrastatuks.

Eriti vajalikud on muudatused siis, kui organsatsiooni haldusalas on mitmeid asutusi, kelle dokumendihaldus peaks olema seotud (näiteks, dokument saab kooskõlastused mitmest asutusest). Efektiivseks asutuste vaheliseks elektrooniliseks dokumendihalduseks peavad reeglid, protseduurid ja andmed olema hästi kooskõlastatud.

Asjaajamise korrastamiseks on enamasti vaja uuesti üle vaadata või kehtestada asjaajamiskord ja dokumentide loetelu. Dokumendihalduse standard ISO 15489 näeb ette, et organisatsioonid peaksid sisse seadma ja juurutama ulatusliku dokumendihaldusprogrammi, mis sisaldab:

- määratluse, milliseid dokumente peaks looma, millist infot dokumendid peaksid sisaldama ja milline on nõutav täpsus;

- otsustuse, millises vormis ja millise struktuuriga dokumendid tuleks luua ja registreerida;

- määratluse, millised nõudmised kehtestada dokumentide kättesaamisele ja kasutamisele ning millise aja jooksul oleks vaja neid nõuete rahuldamiseks alal hoida;

- otsustuse, kuidas korraldada dokumente nõnda, et vastata kasutusnõuetele;

- tagatise, et dokumente luuakse ja korraldatakse vastavalt nendele nõuetele;

- nõuded dokumentide säilitamisele, mis vastavad äri ja ühiskondlikele vajadustele ja muudavad dokumendid juurdepääsetavaks pikema aja jooksul;

- juriidilised ja regulatiivsed nõuded, rakendatavad standardid ja organisatsioonilise poliitika;

- tagatised, et dokumente säilitatakse nii kaua kui nõutud.

Elektroonilisele dokumendihaldusele ülemineku etapid asutustes

Ülemineku võib jaotada järgmisteks etappideks: asjaajamise kohandamine üleminekuks elektroonsele dokumendihaldusele, uue süsteemi määratlemine ja ülemineku ettevalmistamine, süsteemi hange, süsteemi juurutamine, süsteemi kasutamine ja edasiarendamine. Järgnevalt kirjeldatakse neid etappe lähemalt.

Asjaajamise kohandamine üleminekuks elektroonilisele dokumendihaldusele
Üleminek elektroonilisele dokumendihaldusele eeldab enamasti asjaajamise korrastamist, protseduuride ühtlustamist, asjaajamise korra ja dokumentide loetelu täiustamist ning muid tegevusi.

Uue süsteemi määratlemine ja ülemineku ettevalmistamine
Korrastatud ja dokumenteeritud asjaajamise põhimõtted, korrad ja protseduurid on aluseks elektroonilisele dokumendihaldusele üleminekul. Lisaks tuleb määratleda uue süsteemi ja hangitavate teenuste põhilised omadused ja parameetrid. Nendest sõltub sobiva tarkvara valik, juurutamise tegevused ja maksumus. Selliste omaduste ja parameetrite hulka kuuluvad näiteks:
- vajalik dokumendihalduse funktsionaalsus;
- lisanõudmised seoses vastavusega seadusandlusele, samuti muud lisanõudmised, näiteks kasutatava tehnoloogia, turvalisuse, käideldavuse, jõudluse osas.
- infotehnoloogiline keskkond ja kommunikatsioonid, millede raames hangitav süsteem peab töötama;
- teised süsteemid, millega dokumendihaldussüsteem peab ühilduma;
- süsteemi kasutajate liigid ja igat liiki kasutajate orienteeruv arv;
- vajadusel esimeses järgus realiseeritavad süsteemi osad (pilootrakendused) ja esimesed kasutajad (soovitatavalt tulevased tugiisikud);
- vajadusel nõudmised pakutava renditeenuse osas;
- nõudmised süsteemi installeerimisele ja seadistamisele - näiteks, kes tekitab vajalikud dokumendimallid, töökohad ja kasutajad;
- nõudmised juurutamisele - näiteks, kes teostab dokumentide konverteerimise vanast süsteemist uude;
- nõudmised koolitusele - kes, millisel määral ja millist dokumendihalduse koolitust peaks saama. Milline osa koolitusest kuulub süsteemi hankesse, milline osa viiakse läbi sõltumatult?
- nõudmised garantiiteenindusele ja hooldusele.

Süsteemi hange
Eestis on mitmeid sobivaid dokumendihaldussüsteeme. Kogemus näitab, et kuigi mitmed neist rahuldavad enamikku dokumendihaldussüsteemidele püstitatud nõudmisi, pole ükski süsteem ideaalne. Lisaks on süsteemide hinnatase, hoolduse tase ning keerukus erinevad. Seega ei saa soovitada mingit kindlat dokumendihalduse tarkvara. Pigem valitakse süsteem selle järgi, kas ta rahuldab püstitatud nõudmisi, milliseid teenuseid pakutakse, milline on süsteemi tarnija senine tegevus, kui suur on süsteemi maksumus ja nii edasi.

Dokumendihaldussüsteemi maht eeldab tavaliselt riigihanke korraldamist. Riigihanke läbiviimine vastavalt riigihangete seadusele seab hankeprotsessile omad raamid. Muuhulgas, pakkumiskutses peavad olema määratletud hindamiskriteeriumid, mida kasutatakse pakkumise edukuse üle otsustamisel ning nende suhteline osakaal. Määratletud kriteeriumide ja osakaalude alusel järjestatakse pakkumised ning valitakse nende hulgast kõige soodsam.

Suuremad asutused võivad realiseerida süsteemi osade kaupa, hankides ja juurutades selle alguses valitud üksustes ning koolitades esmalt välja tulevased tugiisikud. Saadud kogemuste põhjal võib jätkata hanget ja juurutamist üle kogu asutuse.

Süsteemi juurutamine
Süsteemi juurutamiseks on sageli vaja käivitada projekt. Sellel etapil viiakse sisse kõik planeeritud muudatused ning muuhulgas toimub ka dokumentidega tegelevate inimeste ja ülejäänud personali väljaõpe. ISO 15489 pakub ühe metoodika sellise projekti läbiviimiseks.

Süsteemi kasutamine ja edasiarendamine
Võiks arvata, et kui protseduurid on kirja pandud, süsteem on juurutatud ja töötajad koolitatud, võib sellega piirduda ja lasta süsteemil ise edasi areneda. Kahjuks nii see ei ole. Muutuvad nii organisatsioon, seadusandlik keskkond, tehnoloogiline keskkond kui ka inimesed. Seepärast tuleks varakult planeerida põhimõtted, protseduurid ja ressursid dokumendihaldussüsteemi edasiseks arendamiseks, muuhulgas:
- süsteemi garantiitingimused ja hoolduslepingud;
- vastutajad süsteemi hoolduse ja edasiarendamise eest asutuses;
- protseduurid süsteemi tegevuste hindamiseks ning muudatusettepanekute tegemiseks;
- protseduurid muudatuste tegemiseks süsteemi, nende dokumenteerimiseks ja teavitamiseks kasutajatele;
- täiendkoolituse põhimõtted ja ressursid;
- ressursid edasiseks arendamiseks - väga jämedalt võib prognoosida, et süsteemi ülalpidamiseks kulub igal aastal umbes viiendik soetuskuludest

Nõuded elektroonilisele dokumendihaldusele

Milliseid nõudmisi peab dokumendihaldussüsteem rahuldama?

Dokumendihaldussüsteem peab aitama dokumente hallata, aga ta peab ka olema turvaline, vastama seadusandlusele jne. Süsteemile esitatavaid nõudmisi võib jagada:

- otseselt dokumendihalduse teostamisega seotud funktsionaalsed nõudmised. Näiteks: DHS peab võimaldama hallata teatud liiki dokumente, otsida dokumente mitmesuguste tunnuste järgi ja toetama dokumendi versioonide haldamist.

- mittefunktsionaalsed nõudmised , mis otseselt ei ole seotud dokumendihalduse funktsioonidega. Näiteks: DHS peab vastama seadusandlusele ja rahuldama turva-, jõudlus-, käideldavuse, ühilduvuse, kasutajamugavuse ning muid nõuded.

Kuidas valida oma dokumendihaldussüsteemi?

Kuna asutused ja nende vajadused on erinevad, siis ei saa anda ühest soovitust konkreetse tarkvara valikuks. Tavaliselt korraldatakse riigihange, seega on vajalikud järgmised tegevused:
- DHSi nõudmiste määratlemine, kasutades muuhulgas ülaltoodud jaotistes antud infot;
- pakkumiskutse koostamine;
- riigihanke läbiviimine, sealhulgas parima pakkuja valik.

Riigihanke läbiviimine vastavalt riigihangete seadusele seab hankeprotsessile omad raamid. Muuhulgas peavad pakkumiskutses olema määratletud hindamiskriteeriumid, mida kasutatakse pakkumise edukuse üle otsustamisel ning nende suhteline osakaal. Määratletud kriteeriumide ja osakaalude alusel järjestatakse pakkumised ning valitakse nende hulgast kõige soodsam.

Nõuded riigiasutuste dokumendihaldussüsteemidele

1) Õigusaktidest tulenevad nõuded (arhiiviseadus, avaliku teabe seadus, digitaalallkirja seadus, asjaajamiskorra ühtsed alused, arhiivieeskiri jm);
2) Riigikantselei poolt 2002. a koostatud nõuded dokumendihaldussüsteemide funktsionaalsusele,
Elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide funktsionaaluse nõuete rakendamise juhend;
3) Euroopa Komisjon on välja töötanud elektroonilise dokumendihalduse näidisnõuete ajakohastatud ja laiendatud versiooni MoReq2.