Uuendatud: 31.10.2011, kell 12:57
Igal valitsuse teol on tulemused, mis mõjutavad kodanikke, ettevõtteid ja organisatsioone, ühiskonda, rahvusvahelist üldsust. Sellepärast peab suhtlemine kuuluma valitsuse igasuguse tegevuse juurde planeerimisest kuni lõpliku elluviimiseni.
"Kes juhib, on kohustatud ka selgete põhjendustega juhtima, isegi siis, kui põhjendused on ebameeldivad,” on öelnud president Lennart Meri.
Iga valitsusasutuse juht vastutab asutuse kommunikatsiooni planeerimise, korraldamise ja hindamise eest ning on oma asutuse peamine kõneisik. Kommunikatsioonispetsialisti ametikoha või kommunikatsiooniüksuse loomine on asutuse juhi ülesanne. Kommunikatsioonivajadust tuleb arvestada valitsusasutuse personali ja eelarve planeerimisel.
Iga valitsusasutus peab täitma avaliku teabe seadusest ning muudest õigusaktidest tulenevaid nõudeid info avaldamise ja päringutele vastamise osas. Riikliku kriisireguleerimisplaani kohaselt peab valitsusasutus teavitama avalikkust ka hädaolukorras.
Valitsusametnike tegevus peab olema kooskõlas avaliku teenistuse eetikakoodeksiga ja hea halduse tavaga. Avalikkuse ja vaba ajakirjanduse ootused valitsusasutuste suhtlusele on kõrged, nagu ootused demokraatlikule valitsemisele üldiselt: oodatakse avatust, avalike huvide arvestamist, kaasamist ning mõjusust ja tõhusust oma ülesannete täitmisel.
Eesti valitsusasutuste kommunikatsiooniüksused kannavad mitmesuguseid nimesid: kommunikatsiooni-, pressi-, meedia-, info-, teabe- või avalike suhete büroo, osakond või talitus.
Kõigi nende põhiülesanded on aga enamjaolt ühesugused:
Valitsusasutuse kommunikatsiooniüksus ei ole poliitilise propaganda tegemise vahend, vaid demokraatlikus kodanikuühiskonnas sõnavabadusele kaasaaitaja. Valitsusasutusel ei ole kohane sekkuda erakondade omavahelistesse suhetesse.
Valitsusasutus teenib avalikkuse hukkamõistu, kui õigustab või kaitseb oma otsuseid või tegevusi parteipoliitilise retoorikaga või räägib mõnest poliitikast, otsusest või tegevusest kui teatud parteile “kuuluvast”.
Ministeeriumi kommunikatsiooniüksus jagab avalikkusele teavet valitsuse ja ministeeriumi pädevusse kuuluvate valdkonnapoliitikate või otsuste kohta. Ministeeriumi pressiesindaja ei tohi edastada erakondade poliitikaid, kokkuleppeid või väidetavaid kavatsusi puudutavaid avaldusi ega kommentaare. Nendega tegeleb ministri erakonna pressiesindaja või ministri poliitiline nõunik.
Valitsuskommunikatsioon on kõrget professionaalsust ning järjepidevat arendamist nõudev valdkond. Ministeeriumi ning allasutuste kommunikatsiooniülesannete täitmine eeldab süsteemset, pikaajalist planeerimist ning organisatsioonilist mälu ja seeläbi riikliku järjepidevust.
Praktika, kus koos ministriga vahetub ka kommunikatsiooniüksuse juht, toob paratamatult kaasa seisakuid valitsuse kommunikatsiooniülesannete täitmisel ning seetõttu ka asutuse eesmärkide saavutamisel. Üksuse juhi sagedane vahetumine raskendab erialase teadmuse talletamist organisatsioonis ning nõrgeneda võivad ka koostöövõrgustikud, mis on vajalikud hästi toimiva ja valitsusasutuse legitiimsust toetava kommunikatsioonikeskkonna hoidmiseks.
Professionaalsetel alustel arendatava valitsuskommunikatsiooni põhimõtetest lähtudes toimivad paljude Euroopa riikide valitsused. Näiteks loodi 2004. aastal Suurbritannias valitsuskantselei juurde neutraalne kommunikatsiooniüksus ja määrati ametisse valitsuskommunikatsiooni kantsler. Sarnased üksused on ka Hollandis, Soomes ja Eestis.
Kommunikatsiooniüksuse tegevusele ei maksa seada ebarealistlikke ootusi. Kommunikatsiooniüksus ei vastuta selle eest, mida kirjutavad ajalehed või räägivad raadio- ja teleuudised, kuid saab järjekindla avatud ja ausa suhtlusega parandada asutuse usaldusväärsust ajakirjanike ning avalikkuse silmis.
Kommunikatsiooniüksus ei saa tekitada uudist sealt, kus uudist pole, kuid saab anda teavet asutuse reaalsete tegevuste kohta. Kommunikatsiooniüksus ei saa muuta heaks valitsusasutuse või selle ametniku halba poliitikat või tegevust, kuid saab ausalt suheldes vähendada sellest tingitud negatiivseid mõjusid.
Kommunikatsioon moodustab olulise osa iga valitsusasutuse strateegilisest juhtimisest. Kommunikatsioonijuht või pressiesindaja peab osalema kõigil juhtimisnõupidamistel ning olema kaasatud oluliste otsuste tegemisse.
Valitsuse kommunikatsioonibüroo nõunik on kohal igal Vabariigi Valitsuse istungil ja kabinetinõupidamisel ning neid ettevalmistavatel töönõupidamistel.
Riigikantseleis on ametis kommunikatsioonispetsialist, kes mitte ainult ei korralda riigikantselei sise- ja väliskommunikatsiooni, vaid ka koordineerib asutuse strateegilise arengukava koostamist ning hoiab silma peal seatud eesmärkide täitmisel.
Välisministeeriumis on reegliks, et ametlikel visiitidel saadab ministrit pressiesindaja, kes kuulub ametliku delegatsiooni koosseisu. Info võimalikult täielikuks valdamiseks on pressiesindajal õigus osaleda ministri juures toimuvatel ning muudel ametlikel ja töökohtumistel, saada kõigilt ministeeriumi töötajatelt üksikasjalikku teavet nende kompetentsi kuuluvates küsimustes ja tutvuda ministeeriumis ringlevate dokumentidega.
Valitsuse ja valitsusasutuse avalik suhtlus saab olla edukas vaid siis, kui nende kommunikatsiooniüksused teevad head omavahelist koostööd. Järjepidev tööalane infovahetus kolleegidega aitab vältida olukorda, kus valitsusasutused annavad vasturääkivat teavet. Vastuolulise info puhul võivad ajakirjanikud põhjusega küsida: kui valitsusasutused ei ole ühel meelel ja ei tööta koos, kas siis meie riiki ikka juhitakse hästi?
Koordineeritud kommunikatsioon on hädavajalik kriisiolukordades ning juhtudel, kui suhtlusteema puudutab otseselt mitme valitsusasutuse tegevust. Ajal, mil on vaja anda inimestele juhiseid nende elu, tervise ja vara kaitseks ning vältida inimeste teadmatusest tulenevat paanikat, võib erinevatest asutustest vastuoluliste sõnumite edastamine olla kurbade tagajärgedega. Selle vältimiseks tegid näiteks linnugripi puhanguks valmistumisel 2005. aastal tihedat koostööd põllumajandusministeerium, veterinaar- ja toiduamet ning sotsiaalministeerium.
Mitme ministeeriumi kommunikatsiooniüksused korraldavad valitsemisala asutustes töötavate kolleegidega korrapäraseid töönõupidamisi ja ühiseid koolitusi ning teevad koostööd teabevahetuse parandamiseks, näiteks ühtlustavad valitsemisala asutuste veebilehtede sisu ja kujundust või kasutavad ühist meililisti.
2011. aasta talvel jõustunud Vabariigi Valitsuse uus reglement mainib esmakordselt õigusaktis valitsuskommunikatsiooni mõistet ning sätestab selle põhiprintsiibid:
Info vahetamiseks ja kommunikatsioonitegevuste korraldamiseks käib igal nädalal Stenbocki majas koos valitsuskommunikatsiooni koordinatsioonikogu, mille pädevuses on arutada valitsuskommunikatsiooni teemasid, teha ettepanekuid valdkonna töökorraldust reguleerivate juhiste kehtestamiseks, nõustada riigikantseleid valitsuskommunikatsiooni puudutavate õigusaktide muutmisel ja kehtestamisel ning arutada ja võtta seisukohti valitsuskommunikatsiooni puudutavatel päevakajalistel teemadel.
Koordinatsioonikogu töökohtumisi juhib valitsuskommunikatsiooni direktor ning sinna kuuluvad ex officio alaliselt kõigi ministeeriumide kommunikatsiooniüksuste juhid. Valitsuskommunikatsiooni koordinatsioonikogu töösse on kaasatud ka õiguskantsleri avalike suhete nõunik ja riigikontrolli kommunikatsiooniteenistuse juhataja.
Valitsusasutuse kommunikatsioon peab olema planeeritud. “Planeeritud kommunikatsioon suurendab usaldusväärsust,” ütleb valitsuskommunikatsiooni direktor Inga Bowden. “Oluline on, et kõik teabe vajajad saavad järjepidevalt tõepärast teavet ning neil on võimalus sõna sekka öelda.”
Hoolikat kavandamist eeldab just huvigruppide kaasamine seadusloomesse ja arengukavade koostamisse. Ministeeriumide ametnikud, olles avalikkuse teenistuses, peaksid teatud elu- või tegevusvaldkonda puudutavate arengukavade ja seaduste loomisel alati läbi mõtlema, kellega ning millises etapis on vaja teha koostööd, et tulemus oleks arusaadav ning hästi toimiv.
Valitsusasutuste kommunikatsiooni põhiväärtused ja -eesmärgid on ühised, kuid iga valitsusasutuse õigusaktidest tulenevate konkreetsete ülesannete täitmist peaks toetama omaette kommunikatsiooniplaan.
Kommunikatsiooniplaan peaks vastama järgmistele küsimustele:
Kommunikatsiooni teemad ja eesmärgid tulenevad asutusele õigusaktidega määratud pädevusest ja ülesannetest. Asutusel peab olema selge, kui palju ja millistel teemadel soovitakse arendada aktiivset suhtlust (teabe pakkumist pressiteadete, pressikonverentside, veebilehe jms vahendusel) ning kui palju ja millistel teemadel on vaja küsimustele vastata.
Peamised suhtluspartnerid on kõik, keda asutuse tegevus otseselt puudutab. Plaani tehes ei tohiks unustada asutuse, valitsemisala ning kogu valitsussektori sisekommunikatsiooni olulisust.
Regulaarne suhtlemine suurendab usaldusväärsust. Kommunikatsiooni pikema planeerimise aluseks sobib aasta kalender, millesse tuleb märkida perioodiliselt toimuvad ning pikemalt ette teada olevad sündmused ja teemad.
Näiteks ministeeriumides võivad kommunikatsiooniplaani pidepunktideks olla ministeeriumi arengukavas seatud eesmärgid ning tööplaanis ettenähtud tööd, valitsuse tegevusprogrammis teatud kvartaliks seatud ülesanded, riigieelarve koostamise iga-aastased protseduurid, õigusaktide jõustumisajad ning regulaarsed rahvusvahelised ja riigisisesed sündmused ning tähtpäevad.
Massimeedia vahendusel suhtlemise kõrval võib olla hoopis mõjusam otsesuhtlus või aruteluks sotsiaalse meedia vahendite kasutamine.
Asutuse tegevust põhjendades lähtume seisukohast, et kui selgitustest aru ei saada, tuleb esmalt viga otsida selgitajapoolsest kommunikatsioonist. Meediamonitooringu ja meedia-suhete uuringute analüüsi põhjal saab teha konkreetsed ettepanekud kommunikatsiooni parandamiseks. Kindlasti tuleb alati koos oma juhi ja kolleegidega analüüsida olukordi, milles valitsuskommunikatsiooni põhiväärtuste järgimine on sattunud kahtluse alla.
Valitsusasutuse kommunikatsiooniüksuse koosseisu kujundamisel lähtutakse asutuse ülesannetest ja kommunikatsioonieesmärkidest. Asutuses on vähemalt kommunikatsioonijuht (pressiesindaja), kes tegeleb ennekõike meediasuhetega, pakkudes ajakirjanikele asutuse kohta teavet ning hoides asutuse töötajaid kursis ajakirjanduses ilmuvaga.
Suuremates asutustes tegelevad üksused kommunikatsiooniga laiemalt, korraldavad koolitusi, konverentse ja näitusi, loovad ja haldavad veebilehti, kirjutavad kõnesid, avaldavad trükiseid, vastutavad asutuse sisekommunikatsiooni eest ning osalevad õigusloomes.
Kommunikatsiooniüksuse tegevus peab toetama kodanike ja nende ühenduste kaasamist neid puudutavate otsuste tegemisse. Seepärast teevad ministeeriumide kommunikatsiooniüksused tihedat koostööd valdkondlike ja õigusloomeüksustega oma asutuses ning suhtlevad regulaarselt mittetulundusühendustega. Mitme ministeeriumi kommunikatsiooniüksuses on ametnik, kes vastutab ettevalmistatavate õigusaktide eelnõude kohta kodanikuühendustelt tagasiside hankimise (avaliku konsulteerimise) eest, lähtudes kaasamise heast tavast.
Valitsus.ee loomisel on peetud silmas, et siin avaldatav info oleks kättesaadav ja kasutatav võimalikult paljudele inimestele.
